Indiferent de tipul de afacere pe care îl desfășori, conform prevederilor în rigoare, trebuie să utilizezi o casă de marcat cu jurnal electronic. După achiziționare, aceasta trebuie să treacă printr-un proces de fiscalizare, apoi printr-un proces de conectare la sistemul ANAF.

Casele de marcat cu jurnal electronic au devenit obligatorii pentru firmele mari și mijlocii, începând cu 1 iunie 2018. Pentru micii comercianți acestea au devenit obligatorii abia în 1 august 2018. Scopul lor este de a reduce evaziunea fiscală, de a simplifica relația cu ANAF și de a stimula competitivitatea onestă în mediul de afaceri.

După achiziționare, casa de marcat trebuie să treacă printr-un proces de fiscalizare. Apoi, aceasta trebuie conectată la sistemul ANAF. Termenul inițial de finalizare a procesului era 31 ianuarie 2021, fiind amânat de mai multe ori. Autoritățile se așteaptă ca procesul să fie finalizat până la jumătatea anului 2021. Aparatele achiziționate începând cu 1 februarie 2021 ar trebui conectate în ziua punerii în funcțiune. Utilizatorii aparatelor fiscale puse în funcțiune înainte de această dată trebuie să trimită o declarație la ANAF până în 31 martie 2021.

Excepție de la această regulă fac doar casele de marcat care funcționează în zone unde nu există acoperire a rețelelor de internet. Dacă te afli în această situație trebuie să depui la ANAF o declarație, pe care o găsești AICI.

Conectarea caselor de marcat la sistemul ANAF reprezintă trecerea de la aparate cu regim de funcționare cu profil 0, la regimul de funcționare cu profil 1.  Pentru a realiza trecerea, trebuie să verifici ce posibilități de conectare la internet are casa ta de marcat. Există case de marcat care se conectează:

• GPRS, prin intermediul unui card SIM cu date mobile;

• LAN, prin intermediul unui cablu de rețea locală;

• WI-FI.

Pentru buna funcționare a casei de marcat trebuie să îi asiguri conexiunea la internet. Astfel, trebuie să verifici inclusiv calitatea semnalului din zonă. Ulterior, trebuie să iei legătura cu firma de la care ai achiziționat casa de marcat. Tehnicienii ei urmează pașii necesari pentru a conecta aparatul la sistemul ANAF. O bună comunicare cu această firmă și stabilirea din timp a termenului de intervenție poate face ca operațiunea de conectare să dureze până la 30 de miunte, în cazul în care nu apar impedimente. Pașii pentru conectare sunt următorii:

• Firmele care comercializează și oferă service pentru case de marcat primesc de la distribuitorii autorizați suplimentele de aviz și procedura de actualizare și conectare a softului.

• Apoi, tehnicienii vor descărca de pe site-ul ANAF un certificat digital PEM și un fișier XML de configurare. Acestea diferă în funcție de modelul de casă de marcat pe care-l utilizezi.

• Ulterior, vor programa cu tine o deplasare la punctul de lucru, pentru realizarea conectării.

• În primul rând, vor trebui să actualizeze firmware-ul. Acesta diferă în funcție de modelul casei de marcat. În unele cazuri, tehnicienii pot instala și diverse componente hardware.

• Următorul pas constă în instalarea certificatului PEM. Prin instalarea lui poate fi activată comunicarea dintre apartul fiscal și serverul ANAF.

• Tehnicienii vor inițializa apoi conectarea aparatului la internet, ținând cont de tipul de conexiune. De exemplu, cardul SIM trebuie activat mai întâi, iar operarea lui trebuie testată. În cazul unei conexiuni prin cablu de rețea, tehnicienii trebuie să asigure integrarea casei de marcat în rețeaua LAN. Astfel, se realizează trecerea de la modul de lucru offline, la online.

• Pasul final este acela de a testa conexiunea aparatului fiscal cu serverul ANAF.

Transmiterea datelor către serverul ANAF se face automat, după ce ai emis raportul de închidere zilnică (raportul Z). Odată ce casa de marcat e conectată la acest server, nu mai trebuie să transmiți nici raportul lunar. Acesta va trebui trimis doar de comercianții care nu pot asigura caselor de marcat conexiunea la internet. Totodată, casa de marcat se va bloca automat în cazul în care există probleme de conexiune și nu poate trimite raportările online. În tot acest timp, va continua să lucreze offline, pentru o anumită perioadă. De exemplu, va continua să emită bonuri fiscale sau rapoarte de închidere zilnică. Ea se va debloca automat prin:

• restabilirea conexiunii la internet,

• transmiterea rapoartelor către ANAF prin mijloace electronice (prin completarea F4200),

• prin prezentare la organul fiscal competent.

Orice intervenție asupra casei de marcat trebuie realizată numai de personalul autorizat să facă asta.

Calendarul pentru conectarea caselor de marcat la serverul ANAF a suferit noi modificari care vor deveni oficiale odata cu publicarea in Monitorul Oficial

Astfel, conectarea se realizează pe categorii de contribuabili, începând cu data de 31.03.2021, cu respectarea următoarelor termene:

• până la data de 30.06.2021 operatorii economici încadrați în categoria marilor contribuabili;

• până la data de 30.11.2021 operatorii economici din categoria contribuabililor mijlocii și mici.

• operatorii economici care achiziționează aparate de marcat electronice fiscale ulterior datei de 1.12.2021, la data instalării aparatului de marcat electronic fiscal.